Términos y Condiciones

1. Definiciones

Para efectos de estos Términos y Condiciones, se entiende por:

• Lumeon / la empresa / nosotros: la persona jurídica prestadora de los servicios de organización documental con domicilio en Cali, Colombia.
• Cliente / usuario / usted: la persona natural o jurídica que contrata o solicita información sobre los servicios de Lumeon.
• Servicio: cualquiera de los tres servicios de organización documental ofrecidos: Configuración Inicial, Paquete de Flujo Documental y Programa de Organización de Registros.
• Acuerdo: el conjunto formado por estos Términos y Condiciones y la propuesta o cotización aceptada por el cliente.
• Entregables: los documentos, estructuras de carpetas, manuales y materiales de capacitación producidos en el marco del servicio.

2. Aceptación de los términos

Al solicitar una cotización, firmar una propuesta, realizar un pago o utilizar los servicios de Lumeon, el cliente declara haber leído, comprendido y aceptado estos Términos y Condiciones. El cliente debe ser mayor de 18 años y tener capacidad legal para celebrar contratos en Colombia. Si actúa en nombre de una empresa, declara tener autorización para obligarla contractualmente.

3. Descripción de los servicios

Lumeon presta servicios de consultoría en organización documental para empresas y equipos de trabajo. Los servicios incluyen diagnóstico de archivos, diseño de estructuras de carpetas, implementación en herramientas de almacenamiento existentes, redacción de manuales de uso y capacitación del personal del cliente.

Los servicios se prestan principalmente en Cali y el Valle del Cauca, Colombia. Podemos atender clientes en otras ciudades colombianas de manera remota según disponibilidad.

4. Responsabilidades del cliente

El cliente se compromete a:

• Proporcionar acceso oportuno a los archivos y sistemas de almacenamiento necesarios para la prestación del servicio.
• Designar un punto de contacto con disponibilidad para responder consultas durante el proyecto.
• Revisar y aprobar las propuestas de estructura dentro de los plazos acordados.
• Participar en las sesiones de prueba y capacitación programadas.
• No compartir los entregables con terceros sin autorización escrita de Lumeon.

El incumplimiento de estas responsabilidades por parte del cliente puede afectar los plazos del proyecto sin que ello genere responsabilidad para Lumeon.

5. Propiedad intelectual

Los entregables producidos en el marco del servicio (manuales, guías de nomenclatura, documentación de procesos) se transfieren al cliente una vez realizado el pago total del servicio. Lumeon conserva el derecho de mencionar el tipo de proyecto realizado en su portafolio comercial, sin revelar información confidencial del cliente.

Lumeon retiene la propiedad intelectual sobre sus metodologías, marcos de trabajo genéricos y materiales didácticos propios.

6. Condiciones de pago

Los precios de los servicios están expresados en pesos colombianos (COP) e incluyen IVA según corresponda. Las condiciones de pago son:

• Configuración Inicial (COP 420.000): Pago total al inicio del proyecto.
• Paquete de Flujo Documental (COP 1.480.000): 50% al inicio, 50% al momento de la entrega.
• Programa de Organización de Registros (COP 3.700.000): 40% al inicio, 30% a mitad del proyecto, 30% en la entrega final.

Los pagos pueden realizarse mediante transferencia bancaria o consignación en las cuentas indicadas en la cotización. El incumplimiento en los pagos puede suspender la prestación del servicio.

7. Política de cancelación y reembolso

Si el cliente cancela el servicio:

• Antes del inicio del proyecto: Reembolso completo del anticipo pagado.
• Durante la ejecución: El cliente paga proporcionalmente al trabajo realizado hasta la fecha de cancelación. El anticipo no reembolsado cubre ese valor.
• Después de la entrega final: No hay reembolso una vez entregados y aprobados los entregables.

Lumeon puede cancelar el servicio en caso de incumplimiento grave del cliente, con devolución proporcional al trabajo no realizado.

8. Confidencialidad

Lumeon trata toda la información a la que accede durante el proyecto como confidencial. No compartimos información del cliente con terceros, salvo requerimiento legal. Para proyectos del Paquete de Flujo Documental y el Programa de Registros, suscribimos un acuerdo de confidencialidad específico con el cliente antes de comenzar.

9. Limitación de responsabilidad

Lumeon no se hace responsable por:

• Pérdida de datos causada por fallas en los sistemas de almacenamiento del cliente.
• Resultados que dependan de la adopción del sistema por parte del equipo del cliente.
• Daños indirectos, lucro cesante o perjuicios consecuenciales derivados del uso o no uso de los entregables.

En ningún caso la responsabilidad de Lumeon excederá el valor total del servicio contratado.

10. Fuerza mayor

Ninguna de las partes será responsable por retrasos o incumplimientos causados por eventos fuera de su control razonable, incluyendo desastres naturales, fallas masivas de infraestructura, paros o disposiciones gubernamentales. La parte afectada debe notificar a la otra en el menor tiempo posible.

11. Terminación del acuerdo

Cualquiera de las partes puede terminar el acuerdo mediante notificación escrita con al menos 5 días hábiles de anticipación. En caso de terminación, se aplicará la política de cancelación descrita en el numeral 7. Las disposiciones sobre propiedad intelectual, confidencialidad y limitación de responsabilidad sobreviven a la terminación del acuerdo.

12. Resolución de controversias

Ante cualquier diferencia derivada del presente acuerdo, las partes se comprometen a intentar una solución directa dentro de los 15 días hábiles siguientes a la notificación del conflicto. Si no se llega a un acuerdo, la disputa se someterá a la jurisdicción de los jueces competentes de la ciudad de Cali, Colombia, conforme a la legislación colombiana vigente, en particular el Código Civil y el Código de Comercio.

13. Disposiciones generales

Estos Términos y Condiciones, junto con la propuesta o cotización aceptada, constituyen el acuerdo completo entre las partes y reemplazan cualquier comunicación anterior sobre el mismo objeto. Si alguna disposición resulta inválida o inaplicable, las demás continuarán en vigor. La no exigencia de algún derecho no implica renuncia al mismo. El presente acuerdo no es transferible por el cliente sin consentimiento previo de Lumeon.

14. Modificaciones a los términos

Lumeon puede modificar estos Términos y Condiciones en cualquier momento. Los cambios se publicarán en el sitio web con indicación de la fecha de actualización. Para proyectos en curso, aplicarán los términos vigentes al momento de la firma de la propuesta. El uso continuado del sitio web después de publicados los cambios implica aceptación de los nuevos términos.

15. Contacto legal

• Empresa: Lumeon
• Correo: [email protected]
• Dirección: Calle 5 # 38-25, Cali, Colombia